Guía formativa para empleados de oficina. Domina las herramientas en la nube que tu organización utiliza cada día — sin conocimientos técnicos previos.
Cada módulo sigue la misma estructura: introducción, desarrollo, ejemplos y consejos aplicados al puesto de trabajo, y un cuestionario de evaluación con soluciones para comprobar tu progreso.
Office 365 es un servicio de suscripción de Microsoft que reúne, en un único entorno, las aplicaciones de ofimática de siempre (Word, Excel, PowerPoint) junto a herramientas de correo, almacenamiento, comunicación y colaboración que funcionan en la nube. Frente al antiguo Office que se compraba una sola vez, aquí la organización paga una cuota periódica y recibe siempre la versión más actualizada, con seguridad y espacio de almacenamiento incluidos.
Una de las grandes ventajas de Office 365 es que las mismas aplicaciones están disponibles en tres formatos, y todas comparten tus archivos y tu cuenta. Elegir uno u otro depende de dónde estés y de qué necesites hacer.
| Formato | Cuándo usarlo | Ventaja principal |
|---|---|---|
| Web (navegador) | En cualquier equipo, sin instalar nada | Acceso inmediato y siempre actualizado |
| Escritorio | En tu equipo habitual de trabajo | Más funciones avanzadas y trabajo sin conexión |
| Móvil (app) | Fuera de la oficina, consultas rápidas | Movilidad y notificaciones al instante |
El punto de entrada es office.com (o microsoft365.com). Tras iniciar sesión con tu cuenta corporativa, encontrarás el lanzador de aplicaciones (el icono de cuadrícula, arriba a la izquierda), desde donde abres cualquier herramienta. La página principal muestra además tus documentos recientes para retomarlos con un clic.
Significa que tus archivos y correos no viven solo en tu ordenador, sino en servidores seguros de Microsoft a los que accedes por internet. Esto permite abrir tu información desde cualquier dispositivo, recuperarla si tu equipo falla y colaborar con otras personas sobre el mismo documento sin enviar copias por correo.
Outlook es tu centro de comunicación: correo, calendario, contactos y tareas en una sola aplicación. La pantalla se divide en la lista de carpetas (izquierda), la lista de mensajes (centro) y el panel de lectura (derecha). Desde la barra inferior cambias entre Correo, Calendario, Personas y Tareas.
Una bandeja ordenada ahorra tiempo cada día. Las carpetas agrupan correos por proyecto o cliente; las categorías de color marcan visualmente prioridades; y las reglas automáticas mueven o clasifican mensajes sin que intervengas.
Configura una firma profesional (nombre, cargo, empresa y contacto) para que se añada sola a tus mensajes. La respuesta automática (fuera de oficina) avisa de tu ausencia e indica a quién dirigirse mientras tanto.
Al crear una reunión puedes activar "Reunión de Teams" con un clic: Outlook genera el enlace de videollamada y lo incluye en la invitación. Así, correo y reuniones online quedan conectados en un mismo flujo.
OneDrive es tu espacio de almacenamiento profesional en la nube: una "carpeta personal" accesible desde cualquier dispositivo. Lo que guardas en OneDrive es tuyo dentro de la organización (a diferencia de SharePoint, que es del equipo). Guardar aquí en lugar de solo en el escritorio local evita pérdidas si tu equipo falla.
| OneDrive | SharePoint | |
|---|---|---|
| Propiedad | Personal (tú) | Del equipo o departamento |
| Uso típico | Borradores, documentos propios | Documentación compartida del equipo |
| Compartir | Cuando tú lo decides | Por defecto, accesible al equipo |
Compartir en OneDrive no es enviar una copia: es dar acceso al mismo documento. Al compartir, eliges el nivel de permiso, lo que te da control total sobre quién hace qué.
Varias personas pueden editar a la vez el mismo documento (coautoría): verás los cursores de tus compañeros en tiempo real. Si algo sale mal, el historial de versiones te permite volver a un estado anterior, y la papelera recupera archivos borrados durante un periodo.
SharePoint es la plataforma de gestión documental y trabajo en equipo de la organización. Si OneDrive es tu carpeta personal, SharePoint es el archivo compartido del departamento o la empresa: ahí viven los documentos que pertenecen al equipo, no a una sola persona. Cada equipo suele tener su sitio, una especie de portal interno con noticias, documentos y enlaces.
Una biblioteca de documentos es como una carpeta compartida con superpoderes: además de guardar archivos, permite añadir metadatos (datos descriptivos como cliente, estado o fecha) y crear vistas que filtran y ordenan la información según lo que necesites ver.
| Elemento | Para qué sirve |
|---|---|
| Biblioteca | Almacenar y organizar documentos del equipo |
| Lista | Registrar datos estructurados: avisos, tareas, inventarios, contactos |
| Metadato | Etiquetar archivos (cliente, estado, tipo) para localizarlos rápido |
| Vista | Mostrar los documentos filtrados u ordenados a tu medida |
En SharePoint, los permisos definen quién puede ver o editar cada sitio, biblioteca o documento; normalmente los gestiona el responsable del sitio. Además, SharePoint permite automatizar procesos internos (por ejemplo, avisar cuando se sube un documento o pedir una aprobación), a menudo en combinación con Power Automate.
Microsoft Teams es la herramienta central de comunicación y colaboración, especialmente en entornos híbridos y remotos. Organiza el trabajo en equipos (grupos de personas) que se dividen en canales (temas o proyectos). Además, el chat permite conversaciones directas, individuales o en grupo, al margen de los canales.
Teams permite reuniones virtuales con vídeo, audio y contenido compartido. Puedes programarlas desde el calendario (también desde Outlook) o iniciarlas al instante.
Cada canal tiene su pestaña de Archivos, conectada a SharePoint: los documentos que compartes ahí quedan disponibles para todo el equipo y pueden coeditarse sin salir de Teams. También puedes añadir pestañas con webs, blocs de notas u otras aplicaciones.
Forms crea encuestas y cuestionarios en minutos; los resultados se recogen automáticamente y pueden volcarse a Excel para analizarlos. Planner organiza el trabajo de equipo en tableros con tareas, responsables y estados. To Do es tu lista de tareas personal, sincronizada con Outlook.
Power Automate permite crear flujos que automatizan tareas repetitivas sin programar: "cuando ocurra X, haz Y". Ahorra tiempo y reduce errores en procesos rutinarios.
Copilot Chat es el asistente de inteligencia artificial integrado en el entorno de Office 365. Interactúas con él en lenguaje natural, como en una conversación, para pedir ayuda, generar borradores, resumir textos o resolver dudas. Es un apoyo a tu trabajo, no un sustituto de tu criterio: tú decides y validas siempre el resultado.
La calidad de la respuesta depende de cómo formules la petición. Un buen prompt es claro, da contexto y especifica el formato que quieres.
| Elemento del prompt | Ejemplo |
|---|---|
| Tarea concreta | "Redacta un correo…" |
| Contexto | "…para avisar al equipo del cambio de reunión al jueves" |
| Tono y formato | "…en tono cordial y breve, con una lista de puntos" |
Para cerrar el curso pondrás en práctica todo lo aprendido en un caso real de oficina que combina las herramientas principales de Office 365. El objetivo no es la perfección técnica, sino demostrar que sabes elegir y usar la herramienta adecuada para cada tarea.
Tu departamento organiza una jornada de formación interna. Deberás coordinar la convocatoria, los materiales, la inscripción y el seguimiento usando el ecosistema 365.
| Criterio | Qué se valora |
|---|---|
| Elección de herramienta | Usar la app adecuada para cada tarea |
| Colaboración | Compartir con los permisos correctos y trabajar en equipo |
| Organización | Estructura clara de carpetas, canales y materiales |
| Autonomía | Resolver el caso sin ayuda técnica externa |
| Uso responsable de IA | Aprovechar Copilot verificando y adaptando el resultado |
La evaluación combina tres elementos complementarios que te permiten medir tu progreso de forma realista a lo largo de las 25 horas:
Los cursos de Habilitación Digital son gratuitos para clientes BenalDigital con un bono de soporte activo o un servicio a domicilio contratado. Aprende, aplica, avanza.
